Faktura proforma i faktura zaliczkowa brzmią podobnie, ale pełnią zupełnie inne role. Pierwsza to zapowiedź transakcji, druga dokumentuje pieniądze, które już wpłynęły. Wyjaśniamy, czym się różnią i którą wybrać w typowych sytuacjach.
Czym jest faktura proforma
Proforma nie jest fakturą w rozumieniu przepisów podatkowych. To dokument informacyjny, coś w rodzaju oferty z konkretną kwotą i danymi do przelewu. Wystawia się ją przed sprzedażą lub zapłatą, aby klient wiedział, ile ma zapłacić i na jakich warunkach.
Z tego powodu proforma co do zasady nie rodzi obowiązku podatkowego w VAT i nie trafia do ewidencji księgowej jako dokument sprzedaży. Nie służy też do odliczenia podatku przez kupującego. Zwykle zawiera dane sprzedawcy i nabywcy, opis towaru lub usługi, cenę, termin płatności i numer konta, a często również dopisek, że nie jest dokumentem księgowym.
Czym jest faktura zaliczkowa
Faktura zaliczkowa to już prawdziwa faktura. Potwierdza, że sprzedawca otrzymał część należności (zaliczkę lub przedpłatę) na poczet przyszłej dostawy towaru albo wykonania usługi. Wystawia się ją po otrzymaniu pieniędzy, a nie przed nimi.
Zaliczka zwykle powoduje powstanie obowiązku podatkowego w VAT w części, której dotyczy wpłata. Sprzedawca ujmuje więc taką fakturę w swoich rozliczeniach, a nabywca (jeśli jest podatnikiem VAT) może ją uwzględnić w swoich. Po zrealizowaniu zamówienia wystawia się fakturę końcową, na której uwzględnia się wcześniej wpłaconą kwotę, tak aby do zapłaty pozostała tylko różnica.
Najważniejsze różnice w pigułce
- Charakter dokumentu: proforma to oferta lub zapowiedź, zaliczkowa to faktura w pełnym znaczeniu.
- Moment wystawienia: proforma przed wpłatą, zaliczkowa po otrzymaniu zaliczki.
- Skutek podatkowy: proforma zasadniczo go nie wywołuje, zaliczkowa wpływa na rozliczenie VAT i przychodu.
- Księgowość: proformy zwykle się nie księguje, fakturę zaliczkową – tak.
- Rozliczenie końcowe: po proformie wystawia się zwykłą fakturę na całość, po zaliczkowej – fakturę końcową pomniejszoną o zaliczkę.
Kiedy wybrać proformę, a kiedy fakturę zaliczkową
Proforma sprawdzi się, gdy klient potrzebuje dokumentu do wykonania przelewu, a sprzedawca chce zacząć realizację dopiero po zapłacie. Przydaje się też, gdy kontrahent musi uzyskać wewnętrzną akceptację wydatku, dostarczyć dokument do banku lub urzędu albo po prostu porównać oferty. Często wykorzystuje się ją także przy sprzedaży zagranicznej oraz przy zamówieniach z przedpłatą na towary robione na zamówienie.
Faktura zaliczkowa jest właściwa, gdy pieniądze już wpłynęły, a sama usługa lub dostawa nastąpi później. Typowe przykłady to wpłata części ceny przy zamówieniu mebli na wymiar, zadatek na organizację konferencji albo przedpłata za usługę, którą wykonuje się w kolejnych tygodniach lub miesiącach. Jeśli sprzedawca przyjął zaliczkę, nie powinien poprzestać na proformie, bo wpłata ma skutki podatkowe.
Dobrym przykładem z branży noclegowej jest rezerwacja pobytu dla grupy. Hotel może wysłać proformę, w której wskazuje kwotę wymaganą do potwierdzenia rezerwacji. Gdy firma dokona wpłaty, obiekt wystawia fakturę zaliczkową, a po pobycie fakturę końcową z rozliczeniem wpłaconej kwoty. Sposób dokumentowania zależy jednak od konkretnej umowy i polityki obiektu.
Na co uważać w praktyce
Najczęstszy błąd to traktowanie proformy jak faktury. Kupujący nie powinien księgować jej jako kosztu ani odliczać z niej VAT, a sprzedawca nie powinien uznawać jej za dokument sprzedaży. Proforma nie zastępuje też faktury, gdy zapłata już nastąpiła.
Warto pamiętać o kilku zasadach:
- Wyraźnie oznacz proformę, aby nikt nie pomylił jej z fakturą.
- Po otrzymaniu zaliczki sprawdź, czy trzeba wystawić fakturę zaliczkową i w jakim terminie.
- Na fakturze końcowej wykaż wcześniejsze wpłaty, żeby klient nie zapłacił dwa razy.
- Zachowuj spójność numeracji i opisów, szczególnie gdy zamówienie obejmuje kilka płatności częściowych.
- Zwróć uwagę, czy rozliczasz się w formule, która wymaga dodatkowych oznaczeń lub wystawiania dokumentów w określonym systemie.
Zasady dotyczące faktur, terminów wystawiania, treści dokumentów oraz e-fakturowania mogą się zmieniać. Zanim wdrożysz konkretny sposób rozliczeń w firmie, sprawdź aktualne przepisy lub skonsultuj się z księgowym. Szczególnie ważne jest to przy zaliczkach w transakcjach zagranicznych, usługach rozłożonych w czasie i sprzedaży z różnymi stawkami VAT.
Podsumowując: proforma mówi „tyle zapłacisz”, a faktura zaliczkowa „tyle już otrzymaliśmy”. Jeśli pamiętasz o tej różnicy, łatwiej uniknąć kłopotów z rozliczeniami i niepotrzebnych korekt.